Aanwezig: 26 leden, plus het bestuur: Frans de Wit (voorzitter), Ad Dekkers, Luc van Dam, Marcel van Doorn, Annelies Filius.
Afwezig: 5 leden hebben zich afgemeld, nl: Jeanette Luyendijk, Pierre van Wieren, Peter Otten, Willem Fronczek, Rob Valkonet
Notulist: Annelies Filius.
1 Opening
De voorzitter, Frans de Wit, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom.
2 Binnengekomen stukken
Een mail van Jeanette Luijendijk met dank aan alle vrijwilligers van de tennisclub. Door hun goede zorgen draait de club zo goed en zijn banen en accommodatie in prima staat.
3 Rondvraag
Vraag: Is de club van plan een AED aan te schaffen?
Antwoord: is al jaren geleden aangeschaft.
4 Notulen ALV 2017
De notulen van de ALV van 27 maart en 10 april 2017 worden goedgekeurd.
5 Financieel verslag 2016
Door dalend ledental waren de inkomsten aanvankelijk behoorlijk gedaald, maar dat werd later in het jaar gedeeltelijk goed gemaakt. Tegelijkertijd waren er extra uitgaven zoals nieuwe pinautomaat en koelapparaten. Intussen werden (bv bij Open Toernooi en competitie/toernooien) de uitgaven extra kritisch bekeken. Door lagere uitgaven en hogere AVRI-opbrengst is het exploitatieresultaat 2017 daardoor toch zeer bevredigend.
Het overzicht via de beamer is heel duidelijk en de bijbehorende uitleg kennelijk ook; er zijn geen vragen.
6 Verslag Kascommissie
Hans Fleer en Louis Gerritsen zijn, na controle van de financiën, zeer tevreden over de gevoerde administratie. De nieuwe manier van administratie en contributie inning (via KNLTB Collect) wordt ook gezien als een mooie stap in verdere transparantie van de boekhouding. Complimenten voor de penningmeester, Luc van Dam.
Hans Fleer stelt daarom de vergadering voor om het bestuur decharge te verlenen, waarmee men akkoord gaat.
Wel heeft de commissie nog een aanbeveling:
Graag aandacht voor het vrij hoge verbruik van eigen consumpties door de diverse commissies en ook bij de Nieuwjaarsborrel en Vrijwilligersavond.
Vraag: Commissies beschikken toch over een pasje? Wordt dat wel gebruikt?
Antwoord: Ja, maar misschien moet dat strikter en wellicht ook wat soberder dan nu het geval is, want transparanter en ook prettiger voor de bardienst.
7 Kascommissie 2017
Louis Gerritsen treedt af als lid van de commissie maar blijft reserve. Hans Fleer is formeel herkiesbaar en blijft lid van de kascommissie. Nico ten Wolde komt de commissie aanvullen.
Dank aan kascommissie voor controleren en in orde bevinden van de financiën van 2017.
8 Exploitatie kantine
Kantineomzet is een belangrijke bron van inkomsten, mede dankzij de Beheercommissie. Jarenlang heeft Pierre van Wieren met grote inzet de bardiensten geregeld, waarvoor grote dank! Rob Baptist heeft deze klus gelukkig overgenomen.
Het voorraadhok is flink onder handen genomen waardoor alles nu prima voor elkaar is. Nieuwe pinautomaat en koelapparaten zijn ook een behoorlijke verbetering. Volgend jaar zijn de toiletten aan de beurt en mogelijk ook de akoestiek in het clubgebouw.
Prijzen van consumpties (vooral wijn, bier) worden enigszins aangepast aan gestegen inkoopprijzen en ook het assortiment wordt wat beperkter. Alles in het kader van kostenbesparing en efficiënt werken.
Reactie op aanbeveling van Kascommissie: Er is besloten om bij de competitie het gratis rondje koffie/thee af te schaffen. Teams betalen voortaan zelf hiervoor. Daarnaast gaan we werken met muntjes voor een drankje bij de Vrijwilligersavond en de Nieuwjaarsreceptie.
Steeds meer leden hebben het IVA (Instructie Verantwoord Alcohol schenken) certificaat gehaald, een voorwaarde bij bardienst draaien. Bij controle kan de club anders een hoge boete krijgen. Jan Fiers en Marcel van Doorn hebben bovendien het diploma Sociale Hygiëne behaald.
9 Verslag Bestuur 2017
De brainstormavonden vorig jaar leverden 5 aandachtsgebieden op.
vereniging / vrijwilligers / communicatie / accommodatie / training.
a Vereniging
Grootse Open Dag georganiseerd (met vooral dank aan Rick Blankenstijn voor alle ideeën, compleet met uitwerkingen!) die zeker 55 nieuwe leden heeft opgeleverd. De ledenadministratie (Nancy de Vries) heeft er bijna een dagtaak aan. Daarnaast werkt een actieve commissie Werving en Behoud eraan om deze leden zich zo snel mogelijk te laten thuis voelen op de club. Binnenkort wordt het organogram van de vereniging verder uitgewerkt. Een ander doel is om meer inkomsten uit sponsoring te krijgen en het ziet er naar uit dat dit binnenkort helemaal goedkomt.
b Vrijwilligers
Leden aan wie gevraagd wordt om als vrijwilliger, bv in een commissie, mee te werken reageren bijna zonder uitzondering positief. Er zijn dan ook veel vacatures opgevuld, het afgelopen jaar. Op de site staat nog maar een enkele vacature open (Vacaturebank). Komend jaar willen we de vrijwilligers zichtbaarder maken, o.a. met foto’s op de site.
c Communicatie
De club heeft een nieuwe website en een heel mooi logo (met dank aan Frans van Gastel). Ad Dekkers, onze systeembeheerder, heeft hier heel veel tijd in gestoken. Janneke Kraanen en Annelies Filius zorgen voor eenduidigheid en dezelfde toon in teksten op de site en berichten naar de leden.
d Accommodatie
Was top en blijft top. De overdracht van de banen gaat door. Alles verloopt in prima samenwerking met de gemeente, ook overleg over ledverlichting. Afspraak is dat de club subsidie aanvraagt voor ledverlichting en die vervolgens financiert via een lening van de gemeente. De lening lossen we af via de lagere energie rekeningen. Na aflossing ‘verkopen’ wij de verlichting aan de gemeente waardoor alles uiteindelijk budgettair neutraal is. Mogelijk kan dit al in 2019 gerealiseerd worden.
BTA is actiever betrokken bij werving en behoud van leden. Paul blijft gelukkig weer onze trainer. Hij komt hier nu ook een dag extra lesgeven. Voorlopig heeft hij zijn handen vol (nieuwe leden).
10 Automatisering
De nieuwe ledenadministratie (uit 2017) voedt alle andere systemen (financiën, kassa en pinautomaat, Clubapp, bardienstplanner, Nieuwsbrieven). Hierdoor is niet alleen de ledenadministratie er zelf eenvoudiger op geworden maar ook de bardienstplanner en financiën (bv het innen van de contributie).
Vraag: Wordt het ook mogelijk om een ingevoerde bardienst te wijzigen?
Antwoord: Misschien. De KNLTB komt geregeld met aanpassingen, vooral na opmerkingen van clubs. Maar een ingevoerde bardienst wijzigen kan vervelende gevolgen hebben. Of dat mogelijk wordt is zeer de vraag.
Het invullen van de nieuwe website is een continu proces. Veel is al ingevuld, onder de diverse kopjes, maar echt af is anders.In de bardienstplanner zitten nog wat schoonheidsfoutjes maar dat zal wel spoedig verholpen worden door de KNLTB.
Facturatie is nu uit handen gegeven en vrijwel probleemloos verlopen. De verantwoordelijkheid ligt geheel bij de KNLTB, niet bij ons. Heel prettig.
De Clubapp wordt nog weinig gebruikt maar is wel handig. Via de app kun je bv ook een maatje zoeken en banen reserveren. Meld je ajb aan en stel je ook beschikbaar om met anderen (denk aan nieuwe leden) te spelen.
Voor Nieuwsbrieven is er een nieuw systeem met mooie lay-out. Alles zoveel mogelijk uniform. Een ander voordeel is dat alles in de cloud wordt opgeslagen. Kortom, reden tot tevredenheid voor de webmaster.
11 Samenstelling Bestuur
Volgens het Huishoudelijk Reglement treden jaarlijks twee bestuursleden af die vervolgens wel herkiesbaar zijn. In de praktijk is dit al jaren niet zo gegaan maar volgend jaar voeren we dat weer in. Nu dus nog geen aftredende bestuursleden.
12 Begroting 2018-2019
De begroting van 2018-2019 lijkt veel op die van het jaar ervoor, ook wat betreft het negatieve exploitatie resultaat van bijna € 4000,- (wat de club trouwens wel kan hebben) Gelet op de zeer recente ontwikkelingen moeten enkele ramingscijfers worden aangepast. De contributie hoeft niet verhoogd te worden. Alleen worden, op advies van de jeugdcommissie, de tarieven voor de jeugd verlaagd naar € 45,- en 65, voor jeugdleden van 6 t/m 12 en van 13 t/m 17 jaar.
Vraag: Waarom is er geen herziene begroting opgesteld, na de recente ontwikkelingen? Antwoord: De penningmeester presenteert de begroting die in het bestuur besproken en geaccordeerd is. Uiteraard kan de begroting, in een nieuwe bestuursvergadering wel aangepast worden.
De begroting voor 2018-2019 wordt zonder wijzigingen goedgekeurd.
13 Leden van Verdienste
Vaak beloont de club mensen pas bij het neerleggen van hun functie(s) of zelfs vertrek met het predicaat ‘Lid van Verdienste. Dit jaar gaat het anders. Op verzoek van twee leden is het voorstel van het bestuur om Michel van Zanten en Marcel van Doorn wegens hun jarenlange grote inzet voor de club deze eretitel te geven, in de hoop dat ze gewoon zo doorgaan.
De vergadering besluit unaniem om beiden te benoemen tot Lid van Verdienste van TV Ter Weijde waarop de voorzitter hen feliciteert en een mooie bos bloemen overhandigt.
14 Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor aanwezigheid en kan helaas geen rondje van de club meer aanbieden.
