Notulen Algemene Ledenvergadering
T.V. Ter Weijde 25 maart 2019
Aanwezig: 22 leden, plus het bestuur: Frans de Wit (voorzitter), Ad Dekkers, Luc van Dam, Marcel van Doorn, Annelies Filius (zie bijgevoegde presentielijst).
Afwezig: 3 leden hebben zich afgemeld, nl: Henk van Burken (zeer tevreden over jaarrekening, maar moest naar Canarische Eilanden), Rob Valkonet (helaas naar Spanje) en Ton Spaan (met grote dank aan bestuur, commissies en andere vrijwilligers. Met name aan de schilders).
Notulist: Annelies Filius.
1. Opening
De voorzitter, Frans de Wit, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hij hoopt de vergadering te kunnen sluiten om half 10.
2. Binnengekomen stukken
Zie afmeldingen.
3. Rondvraag
Geen vragen.
4. Notulen ALV 2018
De notulen van de ALV van 26 maart 2018 worden goedgekeurd.
5. Financieel verslag 2018
Opvallend is dat het exploitatie resultaat van 2018 bijna € 8.000 hoger is dan begroot. Oorzaken: De Kascommissie van het jaar ervoor ervoor wilde graag dat er kritisch gekeken werd naar eigen gebruik (commissies, competitie, Vrijwilligersavond …). Daarom werd besloten dat competitie teams voortaan geen tegoed bonnen meer kregen voor koffie. Ook het aantal gratis consumpties bij diverse gelegenheden is enigszins beperkt. Dit zorgde (vooral door competitie) voor een verhoging van de omzet.
Daarnaast hebben we een nieuw koffiezetapparaat aangeschaft maar moest eerst de oude voorraad koffie op (kosten geboekt in 2017) waardoor er in 2018 nauwelijks kosten waren voor inkoop koffie. Dus weinig uitgaven maar wel inkomsten.
Ook heeft de Beheercommissie (Moon Veldhuizen en Els van Dam) de inkoop nóg strakker kunnen regelen en was de omzet hoger. Vandaar dat het exploitatie resultaat, ook nog dankzij een hogere omzet, veel hoger uitkwam dan in 2017.
6. Verslag Kascommissie
Hans Fleer en Nico ten Wolde zijn na controle van de financiën zeer tevreden over de gevoerde administratie. Complimenten voor de penningmeester, Luc van Dam. Hans Fleer stelt daarom de vergadering voor om het bestuur decharge te verlenen, waarmee men akkoord gaat.
De Kascommissie zou wel graag zien dat de twee verschillende administraties (algemeen + kantine) geïntegreerd worden voor meer transparantie.
7. Kascommissie 2019
Hans Fleer treedt af als lid van de commissie maar blijft reserve. Nico ten Wolde is formeel herkiesbaar en blijft lid van de kascommissie. Jan Jansen komt geheel spontaan en vrijwillig de commissie aanvullen. 😊
Dank aan kascommissie voor controleren en in orde bevinden van de financiën van 2018.
8. Beheercommissie
Er zijn afgelopen jaar diverse kleine investeringen gedaan waaronder een nieuw koffiezetapparaat ter waarde van € 4.000. De grootste investering betreft het overstappen op ledverlichting (kosten € 72.000), omdat dat grote voordelen heeft, ook voor ons tennispark. Lagere energierekening, geen warming up en minder storing. Subsidie (ad € 25.000) is al aangevraagd. De aanvraag is in orde is bevonden, geaccepteerd, maar nog niet zeker is of we de subsidie ook daadwerkelijk (binnenkort al) krijgen. We regelen alles via Sportief Opgewekt.
De gemeente is erg coöperatief, wat ook past bij hun ambitie om in 2040 een energie neutrale gemeente te zijn. De lichtmasten blijven eigendom van de gemeente. Wij schaffen, met subsidie (kan de gemeente niet aanvragen) , ledlampen aan. De gemeente neemt dat later weer van ons over tegen € 40.000.
Voorwaarden vooraf zijn wel 1. toekenning subsidie, 2. bruikbaarheid oude lichtmasten, 3. schriftelijke toezegging gemeente m.b.t. overnemen verlichting (nu nog alleen mondelinge toezegging).
Vraag: Is het zeker dat deze lampen geschikt zijn voor tennis?
Antwoord: Op een beurs keus gemaakt uit diverse producten. Eerste zorg was de bewoners van de flat. In vergelijkbare gevallen heeft nieuwe verlichting problemen gegeven. Sportief Opgewekt zou hier alles van moeten weten, maar inderdaad wel een aandachtspunt.
Vraag: Hoe zit het met andere sportverenigingen?
Antwoord: De hockeyclub en Focus doorlopen een dergelijk traject.
Vraag: Is de opbrengst van de huidige zonnepanelen zoals verwacht?
Antwoord: Dat is niet helemaal duidelijk maar we komen in elk geval te kort. We schaffen, tegelijk met de ledverlichting ook nog extra zonnepanelen aan. Ook om aan het vereiste bedrag voor de subsidieaanvraag te komen. Helemaal energieneutraal gaat ook straks niet lukken want we zitten nog met het gas.
Bij andere vragen is de reactie van de penningmeester steevast: ‘Daar kom ik straks op’. 😊
9. Verslag Bestuur 2018
De brainstormavonden vorig jaar leverden 5 aandachtsgebieden op.
vereniging / vrijwilligers / communicatie / accommodatie / training.
a Vereniging
Weer een grootse Open Dag (met vooral dank aan Rick Blankestijn, die zeker 50 nieuwe leden, gevarieerd qua leeftijdsopbouw, heeft opgeleverd. Voor de ledenadministratie (Nancy de Vries) dus ook weer een flinke klus.
Het aantal leden (dat per dag kan wijzigen) staat nu op 360 en de vereniging doet het dus weer goed. We hebben de daling kunnen stoppen en groeien zelfs weer. Nieuwe leden van vorig jaar zijn voor het overgrote deel lid gebleven en zorgen ook vaak zelf weer voor aanwas.
Sinds kort hebben we een Sponsorcommissie, bestaande uit Vincent Jágers, Daan de Graaf en Ruben van Doorn. De verwachtingen zijn hooggespannen.
b Vrijwilligers
Vacatures staan tegenwoordig op de site en de meeste vacatures zijn intussen ingevuld. Wel is er nog een vacature voor VCL (Competitieleider. Laura Verdaasdonk gaat er helaas mee stoppen wegen tijdgebrek. Wie wil dit, samen met Cristel Marcar, gaan doen?
Vrijwilligers zijn zichtbaarder geworden, zie onze site.
c Communicatie
De KNLTB komt binnenkort met een flinke update wat betreft het ledenpakket, de boekhouding enz. . Het niveau van de beveiliging moet ook omhoog, na incidenten met andere tennisverenigingen, eind van het jaar. Waarschijnlijk houdt het ook in dat wachtwoorden veranderd moeten worden. Daarom willen we wachten tot in april iedereen zijn/haar bardiensten heeft ingevuld. Het systeem van de KNLTB is nog steeds in opbouw; het wordt steeds handiger.
d Accommodatie
Was top en blijft top. De wethouder van Sport, die laatst ons park bezocht, was er ook zeer over te spreken; smetteloos, geen ongerechtigheid te bespeuren!
De overdracht van de banen gaat door. Wij zijn, vanaf 2021, alleen verantwoordelijk voor de toplaag van de banen. De gemeente blijft dus ook verantwoordelijk voor hekken, stoepen enz.
e Training
De actievere opstelling van BTA plus het stijgende aantal leden resulteert in meer lessen (van 15 naar 23 in de zomer en van 12 naar 15 in de winter). Paul komt nu ook in Culemborg wonen wat alles nog gemakkelijker maakt. BTA en TV Ter Weijde sponsoren nu samen lessen voor jeugd (allebei € 5.00 per les) omdat we graag zien dat er meer jeugd les heeft en graag tennist bij onze club.
10. Samenstelling Bestuur
Volgens het Huishoudelijk Reglement treden jaarlijks twee bestuursleden af die vervolgens wel herkiesbaar zijn. Dit jaar zijn dat Luc van Dam en Ad Dekkers. Beiden worden met applaus opnieuw benoemd.
11. Begroting 2019-2020
De aanbeveling van de kascommissie (geïntegreerde boekhoudsystemen) wordt opgevolgd. Eind van dit jaar stopt Henk van Burken, na jarenlange trouwe dienst. Luc stopt zelf (ook na vele jaren heel trouwe dienst!) als we de banen in eigen beheer hebben gekregen. Dus niet in eigendom: alleen eigen beheer. Het boekhoudpakket is dan ook weer zoveel gemakkelijker geworden en volledig in de cloud. Een nieuwe, frisse, penningmeester mag dat dan overnemen.
Opmerkingen bij de begroting:
- De huisvestingslasten voor het komend jaar zijn lager begroot, door lagere energielasten.
- Helaas wil de AVRI graag het ophalen van oud papier weer zelf gaan doen. Dat kwam voor ons als een overval en betekent een flinke financiële aderlating voor onze club. In een vergadering heeft de AVRI daarom nu toegezegd de huidige manier (met sportverenigingen) ook nog door te zetten in 2010 en wellicht dan nog een jaar. Mogelijk kunnen we tegen die tijd een eventueel tekort opvangen door hogere sponsorinkomsten.
- Aanvankelijk wilde de gemeente dat wij de banen zouden overnemen en de grond in erfpacht kregen maar dit systeem (een soort recht van opstal) is voor ons veel prettiger, met dank aan onze voorzitter die dit voor elkaar gekregen heeft.
- Onze balanspositie geeft aan; ruim € 50.000 op de bank. Dit bedrag is ook noodzakelijk, om straks de toplaag van banen te kunnen vervangen. We gaan niet de toplaag van alle banen tegelijk , en zeker niet in al 2021 vervangen. Dat gaat waarschijnlijk in 3 delen. Eerst baan 1 2n 2 enz. Vanaf 2021 hoeven we de gemeente geen huur meer te betalen waardoor we jaarlijks € 30.000 uitsparen. Hierdoor zullen we niet in de problemen komen bij vervanging van de toplaag en blijven we een financieel gezonde vereniging. Zouden we (heel onwaarschijnlijk) toch al sneller alle banen moeten laten doen, dan staat de gemeente garant voor een lening. Op die manier zijn we aan alle kanten gedekt.
Er zijn geen vragen en de begroting voor 2019-2020 wordt zonder wijzigingen goedgekeurd.
13. Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor aanwezigheid en sluit de verandering iets later dan de bedoeling was, maar wel met weer ‘een rondje van de zaak’.
