Aanwezig: 35 leden, plus het bestuur: Frans de Wit (voorzitter), Ad Dekkers, Luc van Dam, Annelies Filius.
Afwezig: 9 leden hebben zich afgemeld, nl: Chantal Arler, Marja vd Bos, Henk v Burken, Jan Bokma, Gert Mulder, Alda vd Hoek, Daphne vd Helm, Jeanette Luyendijk.
Notulist: Annelies Filius.
1 Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom.
2 Op- en aanmerkingen over agenda
Geen
3 Rondvraag
Geen vragen
4 Notulen ALV 2015
De notulen van de ALV van 21 maart 2016 worden goedgekeurd.
5 Bestuur verslag 2016
De voorzitter geeft een kort overzicht van de ontwikkelingen in het afgelopen jaar, waarin met name de contacten met de KNLTB van belang waren. Resultaat hiervan waren b.v. de leden Enquête en de Brainstormavonden, waarover meer bij Beleid 2017-2018. Ons doel is weer richting de 350 – 400 leden te gaan, om een gezondere vereniging te worden. We zijn al op de goede weg, door de Open Dag van 12 maart. Marcel van Doorn heeft zich daar erg voor ingezet. Ook de Nieuwe Leden Commissie (op dit moment alleen Ineke Fronczek, door verhuizing Resy Verheyen) levert een belangrijke bijdrage hieraan (werving én behoud nieuwe leden).
6 Financieel verslag 2016
De penningmeester geeft uitleg bij het exploitatieresultaat van 2016 dat uitkomt op € 1.701. Belangrijke uitgaven waren ongeveer conform de begroting. De penningmeester wijst erop dat dit te danken is aan de inzet van velen, met in het bijzonder de Beheercommissie en de onderhoudsploeg van de accommodatie, met name Jan Vermeer, maar ook veel anderen.
Vrij bijzonder is dat de inkosten gedaald zijn wat betreft de contributie (want minder leden) maar door een grotere omzet uiteindelijk toch gestegen. Hiervoor dank aan alle leden.
Tegelijkertijd dank aan Dieke Niekerk die jarenlang, (ook nog een groot deel van dit jaar) de ledenadministratie heeft verzorgd. Tegelijkertijd is de penningmeester zeer tevreden over de samenwerking met Nancy de Vries die deze klus van Dieke heeft overgenomen.
Het overzicht via de beamer is heel duidelijk en de bijbehorende uitleg kennelijk ook; er zijn geen vragen.
7 Verslag Kascommissie
Geert Leenders is door zijn verhuizing geen lid meer van onze tennisvereniging en daardoor ook geen lid meer van de kascommissie. Peter Otten en Louis Gerritsen hebben samen de administratie van de penningmeester van het bestuur én de administratie van de penningmeester van de Beheercommissie gecontroleerd. Er zijn steekproeven genomen m.b.t. de uitgaven en de bijbehorende facturen en bonnen. Complimenten en dank voor Henk van Burken (Beheercommissie) en Luc van Dam (bestuur) voor de zorgvuldige wijze van boekhouden, toch echt geen kleine taak.
Peter stelt daarom de vergadering voor om het bestuur decharge te verlenen, waarmee men akkoord gaat.
Wel heeft de commissie nog aanbevelingen:
1. Volgend jaar gaan we over op een ander boekhoudkundig systeem. De kascommissie zou graag zien dat de twee verschillende administraties beter op elkaar aansluiten. Het is nu niet verkeerd, maar kan wel beter.
De kascommissie adviseert ook sterk om het ‘4 ogen principe’ toe te passen. Een ander bestuurslid zou mee moeten kijken, het hele jaar door, om risico’s zoveel mogelijk te vermijden. Ook hier geldt: het gaat nu goed, maar voor de toekomst zou het beter geregeld moeten zijn.
Met deze verbeteringsslagen staat de financiële kant van onze vereniging er straks sterker bij.
2. Het verbruik van eigen consumpties door de diverse commissies en ook bij de Nieuwjaarsborrel, Vrijwilligersavond is aan de hoge kant. Graag aandacht hiervoor.
8 Kascommissie 2017
Louis Gerritsen en Peter Otten zijn formeel herkiesbaar en blijven lid van de kascommissie. Peter zal reserve zijn. Hans Fleer komt de commissie aanvullen.
Dank aan kascommissie voor controleren en in orde bevinden van de financiën van 2016.
9 Samenstelling Bestuur
Marcel van Doorn gaat de vacature vervullen van Voorzitter Beheercommissie en komt als zodanig ook in het bestuur. Het bestuur is erg blij dat de vacature zo goed wordt ingevuld. De leden kennelijk ook want onder luid applaus gaat iedereen akkoord met deze benoeming.
Het werk is het afgelopen jaar wel gedaan, maar dan door diverse anderen (bv leden beheercommissie) maar vooral ook door Luc, met steun van Marcel. Mooi dat dit zo werd opgepakt.
10 Begroting 2017-2018
De KNLTB gaat automatiseren. De financiën gaan daarom binnenkort via de cloud. De penningmeester zal volgend jaar ook geen facturen meer versturen voor de contributie, alles gaat dan via de KNLTB. Dat neemt de penningmeester veel werk uit handen. Leden hebben dan een keuzemogelijkheid; betalen via iDEAL of met automatische incasso.
Aan de begroting is te zien dat er voor volgend jaar geen contributieverhoging nodig is.
Vraag: Van wie zijn de lampen?
Antwoord: De lampen zijn nu nog van de gemeente. Wij betalen alleen voor de stroom. Kapotte lampen worden door de gemeente vervangen, maar in de toekomst zullen we dat zelf moeten gaan doen. De gemeente wilde niet meewerken aan overstappen op ledverlichting, omdat andere verenigingen in onze omgeving dat dan ook zouden willen. Mogelijk kunnen we dat over twee jaar nog eens proberen, als vriendenschaar aan nieuwe lampen toe is. We hebben al wel geïnvesteerd in zonne-energie.
De begroting voor 2017 wordt zonder wijzigingen goedgekeurd akkoord.
11 Wijziging Statuten en Huishoudelijk Reglement
Dit onderwerp wordt doorgeschoven naar maandag 10 april omdat het vereiste aantal leden niet aanwezig is. Wel wordt een korte toelichting gegeven op de aanleiding tot wijzigen en de belangrijkste verschillen tussen de oude en de nieuwe documenten. Uitgangspunt hierbij waren de voorbeeld statuten en het Huishoudelijk Reglement van de KNLTB plus het overleg met de notaris.
12 Beleid n.a.v. Leden Enquête en Brainstormavonden
Via een PPT presentatie, die hier helaas niet helemaal uit de verf komt, vertelt de voorzitter over de plannen. Van de 5 aandachtsgebieden na de enquête (Vereniging, Vrijwilligers, Communicatie, Accommodatie, Training) is er alleen bij Accommodatie geen actie nodig. In één woord: TOP!
Bij de andere gebieden zijn al acties in gang gezet en wordt gewerkt aan meer. Een voorbeeld is niet alleen werving van nieuwe leden maar vooral ook behoud. We werken, zoals bij de Brainstormavonden, met een format voor acties, bv de Zomerchallenge. Doel hiervan is leden van omringende clubs tijdens de zomerstop voordelig bij ons te laten tennissen, met als uiteindelijk doel, wellicht pas op termijn, ledenwinst. Het voordeel van een dergelijk format is dat leden zich gemakkelijker kunnen opgeven als vrijwilliger voor één bepaalde klus. Er komt hiervoor een vacaturebank.
Ook op andere terreinen (denk aan sponsoring, training) zijn en worden dergelijke stappen gezet met als uiteindelijk doel: met elkaar alles goed voor elkaar, meer leden en dus meer mogelijkheden = winst voor iedereen.
Vraag: Kan de jeugd goedkoop lid worden?
Antwoord: Jeugd < 8 jr is gratis lid. Senioren kunnen nu goedkoop lid worden, daarna betalen ze het normale tarief. Lek & Linge gaat ons sponsoren. Als tegenprestatie bieden wij hun leerlingen clinics aan. Maar eigenlijk zijn de veertigers onze belangrijkste doelgroep. Die blijven tenminste nog een tijd lid. Jeugd verhuist vaak weer.
13 KNLTB Clubapp
Ad Dekkers vertelt over de KNLTB Club App. Deze is al operationeel en binnenkort krijgt iedereen een mailtje met informatie over downloaden en de mogelijkheden voor gebruik.
Dit jaar is de nieuwe ledenadministratie in gebruik genomen. Alle andere systemen (financiën, bardienstplanner enz) worden hieruit gevoed. Dit houdt in dat in 2018 het werk voor de bardienstplanner er ook veel gemakkelijker op wordt.
14 Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor aanwezigheid en biedt een rondje van de club aan, nu het nog kan.
